Дефектная ведомость в сметном деле

Дефектная ведомость: порядок составления и образец

Дефектная ведомость — это документ, который составляет организация для установления неисправностей объекта основных средств с целью его ремонта. Бланк необходимо закрепить в учетной политике.

Работа организации связана с составлением документации на все случаи. Практически каждый шаг необходимо фиксировать для внутреннего учета и для подтверждения совершения операции по запросу внешних проверяющих. Обслуживание основных средств относится к операциям, документировать которые требуется с особой тщательностью. Если дорогостоящее имущество сломалось, его нельзя просто починить, необходимо выявить неисправность, установить стоимость и возможность ремонта. Только после таких действий стоимость ремонта разрешается отнести на расходы, уменьшающие прибыль. Для этого составляют дефектную ведомость, которую утверждает руководитель, а подписывают уполномоченные лица (письмо Минфина №03-03-06/4/94 от 04.12.2008).

Для чего нужна дефектовка

В бухгалтерии

На основании дефектовки подтверждается необходимость и ориентировочная стоимость ремонта для целей бухгалтерского и налогового учета. На первый взгляд кажется, что это лишняя бюрократия, но на практике отсутствие при налоговой проверке дефектной ведомости приведет к подозрению в завышении расходов и получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, налоговики проверяют реальность расходов на ремонтные работы, сверяя представленные им акты на затраты с другими первичными и учетными документами.

На основании дефектовки, как утверждают налоговики и подтверждают суды, запрещено подтверждать необходимость реконструкции или модернизации. Она содержит сведения о выявленных поломках и неисправностях, а не о состоянии объекта и его износе. Поэтому образец дефектной ведомости под реконструкцию помещений отсутствует, ее составляют только для капитального ремонта. Если же дефектовка составлена, налоговики признают ее необоснованной, а налоговую экономию на ее основании — неправомерной. Судебная практика это подтверждает (постановление Арбитражного суда ЗСО №Ф04-21029/2015 от 09.07.2015 по делу №А81-4014/2014).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнять «дефектовку» в разных ситуациях. Например, на ремонт основных средств или автомобиля. Используйте эти инструкции бесплатно.

В закупках

При подготовке тендерной документации и смет на проведение капитального ремонта требуется дефектовка. Ее прикладывают к смете, чтобы оправдать заложенные материалы. В документе указывают все повреждения и объем работ для их исправления. На основании дефектовки составляют техническое задание рабочим, смету и калькуляцию. Вот так выглядит дефектовка на ремонтные работы:

Какую форму использовать и как заполнить

Унифицированного бланка дефектовки не существует. Ее составляют в произвольной форме, обязательно указывая:

1. Наименование организации.
2. Название объекта и его признаки (адрес недвижимости, паспортные данные техники и т. п.).
3. Ф. И. О. председателя и членов комиссии.
4. Результаты осмотра объекта.
5. Сделанные после осмотра выводы.
6. Дату составления.

Заверяют документ все члены комиссии, а утверждает его директор организации. Эти правила применимы как для бухгалтерского акта, так и для строительного. Особенностей в составлении эти документы не имеют. Исправления допускаются только при их согласовании со всеми членами комиссии, подписавшими документ.

Вот так выглядит образец дефектовки на ремонт холодильника в торговой организации:

Источник

Дефектная ведомость

Дефектная ведомость необходимо для определения первоначальных строительных дефектов. Очень часто ее путают с ведомостью работ, что в корне не верно. В отличии от ведомости объемов работ в дефектной ведомости не указывают какие необходимо выполнить работы по устранению того или иного дефекта. В нее вносят только само наименование дефекта и его описание, а вот уже после изучения этих дефектов можно составить уже ведомость объемов работ. Иногда данные ведомости совмещают.

Дефектная ведомость в сметном деле

Образец дефектной ведомости зачастую является одним из приложений к договору подряда на строительство того или иного объекта при его заключении. Дефектная ведомость, или дефектный акт — это документ на дефекты, выявленные в процессе строительства. Кроме этого, дефектная ведомость — это основание для составления локальных смет, локальных ресурсных сметных расчетов, смет по форме №4, а в дальнейшем и актов на выполненные работы КС-2 и прочих сметных документов.

Образец дефектной ведомости

На данный момент не существует единственной унифицированной формы образца дефектной ведомости в строительстве. Следует также отметить, что на сегодняшний день не представлены и ГОСТ на дефектную ведомость или любой другой документ, регламентирующий, как составляется дефектная ведомость. Связано это с тем, что бланк дефектной ведомости и его состав будут напрямую зависеть от вида строительства и от того, при производстве какого именно вида работ возникла необходимость составления данного акта. Поэтому общим ответом на вопрос «Что такое дефектная ведомость?», как было отмечено выше, является то, что дефектная ведомость в строительстве — это ведомость объемов дефектов, выявленных при строительстве объекта и не отраженных в проектной документации. Однако образец заполнения дефектной ведомости, а также сама форма дефектной ведомости будут варьироваться на основании множества факторов: региона производства работ, источников финансирования, вида строительных работ, требований проверяющих организации и т.п.

На сегодняшний день существует возможность скачать дефектную ведомость из множества источников сети «Интернет» и получить представление о том, что такое дефектная ведомость в строительстве, если другое не предусмотрено договором на строительство. Образцы дефектных ведомостей, как правило, имеют общие черты и графы, но также могут включать или, наоборот, исключать определенные параметры. В таком случае существует возможность скачать бесплатно образец дефектной ведомости на любой вид работ и откорректировать согласно утвержденному в данном конкретном случае образцу заполнения дефектной ведомости.

Как составить дефектную ведомость

После понимания того, что это такое — дефектная ведомость, возникают логичные вопросы: как сделать дефектную ведомость, в каких случаях составляется дефектная ведомость, для чего нужна дефектная ведомость и кто составляет дефектную ведомость. Ниже данные вопросы будут освещены более подробно.

Как было отмечено выше, при составлении дефектной ведомости нужно опираться на требования договора строительства или же можно ориентироваться на существующие в открытом доступе образцы, если скачать образец дефектной ведомости в строительстве. Чаще всего можно скачать образец дефектной ведомости в строительстве в Excel, однако существует возможность скачать бланк дефектной ведомости и в других табличных и текстовых форматах, что поможет в корректном оформлении дефектной ведомости.

Также часто возникает сомнение по поводу того, как правильно: дефектная или дефектовочная ведомость. Вообще, существует несколько вариантов названия документов на дефектные работы: дефектный акт, дефектная ведомость, дефектовочная ведомость, дефекта, дефектовка и т.п. Таким образом, дефектовочная ведомость — это то же самое, что и дефектная ведомость, и бланк дефектовочной ведомости аналогичен бланкам дефектных ведомостей. Общепринятым признан термин «дефектная ведомость», однако если необходим образец дефектовочной ведомости в строительстве, то можно осуществить поиск и в таком виде. Однако ответом на вопрос «Дефектная ведомость или дефектовочная ведомость — как правильно» будет то, что корректнее говорить «дефектная ведомость».

Составление дефектных ведомостей

При возникновении вопроса, как делать дефектную ведомость, прежде всего, необходимо обратиться к проектной документации на объект в целях уточнения, какие именно работы по устранению дефектов не отражены в чертежах. Иногда проектная документация может спрогнозировать некоторые работы, которые могут возникнуть при производстве того или иного вида строительных работ. Эти данные могут содержаться в проектных листах, и в таком случае форма дефектного акта в строительстве может вообще не потребоваться.

Если же проектом не учтено то, что объект дефектный, ведомость, как правило, составляется по факту выполнения работ. На рисунке 1 приведена для образца форма дефектной ведомости в строительстве. Как видим, дефектные ведомости — это документы, как правило, составленные в виде таблицы. Чаще всего, дефектные ведомости в строительстве, как отмечалось выше, имеют схожий вид. В большинстве случаев, частью таблицы дефектной ведомости, например, как на приведенной на рисунке 1, являются следующие графы:

• Номер позиции. Эта графа нужна для удобства ориентирования в таблице. Особенно это важно, если дефектная ведомость составлена на нескольких листах.
• Наименование места производства работ. Также в данном столбце может быть указано наименование конструктивных элементов, как это показано на рисунке 1. Кроме того, может быть прописано обоснование из нормативной базы или из ГОСТов и СНиПов.
• Перечень дефектов и работ, которые необходимо выполнить, чтобы устранить выявленные дефекты.
• Единица измерения объема работ по каждой позиции.
• Количество единиц объема работ на каждую позицию.

Кроме указанных в дефектной ведомости объемов работ могут также числиться и столбцы с указанием номера расценки в локальной смете или позиции в проектной документации, к которым потребовалось составить дефектный акт в строительстве. Также можно добавить данные об идентификаторах или примечания. Как говорилось выше, скачать образец дефектной ведомости с необходимым набором столбцов в таблице не является затруднительным.

Рисунок 1. Форма дефектной ведомости в строительстве. Образец

Для более наглядного понимания того, для чего нужен дефектный акт и как заполнить дефектную ведомость, приведем несколько примеров ниже.

Примеры дефектных ведомостей

Нередко основанием для составления дефектной ведомости являются случаи, когда при строительстве подземных инженерных коммуникаций на стадии разработки грунта согласно проектным данным происходит пересечение других подземных коммуникаций, проложенных ранее. Такое явление особенно часто происходит в густо застроенной части города. Связано это с тем, что в составе проекта точное местоположение ранее проложенных сетей отразить достаточно проблематично. И при разработке траншеи для прокладки новых инженерных коммуникаций могут быть выявлены дефекты существующих сетей. Очевидно, что подобные дефекты необходимо устранять незамедлительно. В данном случае составляется дефектная ведомость, бланк которой будет содержать все виды работ по ремонту поврежденного участка или участков. Скачать бланк дефектной ведомости на данный вид работ можно на специализированных сайтах, предоставляющих доступ к множеству образцов дефектной ведомости в строительстве.

По тому же принципу можно скачать бланк дефектной ведомости на другие виды работ. Например, образец дефектной ведомости на ремонт кровли. Не касаясь частностей, стоит отметить, что наиболее частым видом строительства, при котором возникает регулярная необходимость составления дефектной ведомости в строительстве — это ремонтно-строительные работы, включающие в себя как капитальный ремонт, так и ремонт отдельных частей объекта. Хотя не стоит упускать и тот факт, что формы дефектной ведомости также могут потребоваться и при производстве работ при новом строительстве, а также при реконструкции объектов.

Как отмечалось выше, ГОСТ ведомости дефектов на сегодняшний день отсутствует, поэтому нужно составлять данный вид ведомостей, основываясь на методических указаниях и регламентирующих документах в каждой конкретной области строительства. Таким образом, при возникновении необходимости составить дефектную ведомость на ремонт крыши или ремонт других объектов капитального ремонта жилых зданий можно обратиться к МДС 13-1.99 или прочим подобным документам. Для наиболее полного понимания сути вопроса также следует изучить образцы ведомости дефектации на данные типы работ.

Нередко при производстве электромонтажных работ также требуется дефектная ведомость электрооборудования. При ремонте линии электропередач может возникнуть потребность в замене нескольких элементов электрической сети, в создании дополнительного контура заземления, в изоляции отдельных участков кабельных лини и в прочих работах. Образцы дефектной ведомости оборудования, как правило, содержат в себе не только перечисленные выше графы, но также и данные об оборудовании, его характеристики, марку, вес и т.п. Дефектная ведомость оборудования в равной мере может включать в себя и сопутствующие работы или работы по погрузке и перевозке оборудования.

Вместе с тем при ремонте электросети в жилых домах или в производственных помещениях может возникнуть потребность в дефектной ведомости по электрике. Как можно заметить, на рисунке 2 приведен образец дефектной ведомости по электрике внутри помещений. В составе данной дефектной ведомости приведены объемы только для наилучшего понимания данной темы, в связи с чем объемы и работы носят лишь демонстрационный характер.

Итак, на основании выявленных дефектов при строительстве объекта составлена дефектная ведомость, учитывающая, как показано на рисунке 2, демонтаж кабеля, демонтаж выключателей и розеток и смену люминесцентных ламп. На основании данной дефектной ведомости специалисту сметного отдела необходимо будет предоставить образец дефектной сметы на ремонт помещения, а именно на ремонт электропроводки помещений. Необходимо заметить, что дефектная смета так называется, потому что составлена на основании дефектной ведомости, в остальном расценки на составление дефектной ведомости и расценки на другие виды работ идентичны и применяются в сметных формах на основании баз сметных нормативов ФЕР и ГЭСН. Это относится и к обоснованию нормативов сметы на ремонт по дефектной ведомости и на других видах строительства, не только смет по дефектным актам на текущий ремонт зданий и помещений.

Рисунок 2. Образец дефектной ведомости по электрике

Кто составляет дефектную ведомость и кто подписывает дефектную ведомость

Составление дефектной ведомости — процесс трудоемкий и требующий внимания не только непосредственно к дефектным работам, но и к соблюдению всех норм и правил безопасности. В связи с этим в составлении дефектных ведомостей можно проследить несколько ступеней. Как правило, регламент по составлению данного типа документов является частью контракта на строительство, как и конкретное указание всех ответственных лиц и инстанций. Поэтому в каждом отдельном случае эти данные могут отличаться. Однако можно выявить и некоторые закономерности в решении данного вопроса.

Прежде всего, основные данные для составления ведомости дефектов должны быть собраны и проанализированы начальниками строительного участка, мастерами строительно-монтажных работ и производителями работ со стороны подрядной организации, осуществляющей строительство объекта. Все эти данные должны быть предоставлены для утверждения куратору объекта, главному инженеру, инженеру ПТО и прочим ответственным лицам Заказчика/Застройщика. Также полученные данные должны быть заверены подписями и печатями всех участников строительства. После, на основании подписанной дефектной ведомости будет составлена дефектная смета. Скачать образец дефектной ведомости с приблизительным списком лиц, чья подпись необходима в данном типе документации, также возможно на специализированных Интернет-ресурсах.

Ведомость объемов работ и дефектная ведомость — в чем разница?

Зачастую при составлении дефектной ведомости на любой вид строительства можно столкнуться также и с таким явлением, как ведомость объемов работ. По сути, дефектная ведомость также является ведомостью объемов работ. Тогда логичным кажется вопрос, чем отличается дефектная ведомость от ведомости объемов работ.

Дело в том, что при строительстве любого объекта могут потребоваться не только работы по выявлению или устранению дефектов, но также дополнительные работы или работы, без выполнения которых невозможна успешная сдача в эксплуатацию объекта. На эти виды работ также должна быть составлена отдельная локальная смета, либо ресурсный сметный расчет, а впоследствии будут составлены акты выполненных работ по форме КС-2, а также образец накопительной ведомости в строительстве. Например, при составлении ведомости объемов земляных работ в состав документа могут быть включены дополнительные работы по разработке или засыпке грунта, перевозке разработанной земли, погрузочные работы и многие другие виды работ, которые по каким-то причинам не были включены в изначальные проект и сметную документацию. Таким образом, получается, что понятие ведомости объемов работ шире понятия дефектной ведомости.

На основании всего вышесказанного, можно сделать вывод, что дефектная ведомость — это сложный документ в строительстве, который составляется при участии множества представителей. И от того, насколько точно и правильно будет составлена дефектная ведомость, будет зависеть общая сметная стоимость строительства всего объекта.

Источник



Дефектная ведомость на ремонт (дефектный акт).

При планировании проведения текущего и капитального ремонтов сметная документация составляется на основании дефектных ведомостей или дефектных актов, что является одним и тем же.
Для каждого объекта, который нужно отремонтировать составляется отдельная дефектная ведомость (дефектный акт), в которой указывается инвентарный номер данного объекта (помещения). Затраты на ремонт затем будут отнесены на данный объект в соответствии с его инвентарным номером.

Составление дефектной ведомости.

При производстве ремонтов помещений очень часто возникают неучтенные работы, поэтому от правильного и полного составления дефектной ведомости зависит качественное составление сметы в соответствии с которой будет производится оплата ремонтных работ.
Для составления дефектной ведомости назначается комиссия, состоящая не менее чем из 3-х человек. Обычно первый представитель это руководитель структурного подразделения, которое эксплуатирует данное помещение, второй это заведующий хозяйством, а третий это специалист по строительству и ремонту. Необходимо чтобы люди, назначенные в комиссии были специалистами именно в той области, в которой выполняется ремонт например если ремонт подразумевает большой объем замены электропроводки, кабелей, светильников, то и в комиссии по возможности должен быть инженер-энергетик, если большой объем трубопроводов отопления и водоснабжения, то специалист разбирающийся в этой области и т.д.
Первоначально составляем на черновике. Сначала демонтаж. Затем ремонтные работы общестрой (снизу вверх по порядку — пол, стены, потолок), потом электромонтажные работы, слаботочные сети, сантехнические работы и прочие работы.
В ведомости учитывается только объем выполняемых работ, но для проверки правильности составления отдаем посмотреть сметчику или строителю разбирающемуся в сметах. Сметчик задает миллион вопросов. Например: какие размеры окон и дверей, ширина и длина подоконников, демонтаж окон в каменном здании или в деревянном, названия монтируемых радиаторов, окраска за два раза или один, монтируем плинтусы с кабель каналом или без, а может деревянные и т.д. и т.п. От всего этого зависит величина расценки выполняемых работ при составлении сметы.
Дополняем ведомость с учетом уточнений и корректировок.
Утверждает ведомость руководитель или главный инженер организации – собственника помещения.

Источник

Как составляется дефектная ведомость на ремонт помещений

При подготовке ремонтных работ в МКД одним из первых документов составляется дефектный акт на текущий ремонт, образец которого должен быть у любой управляющей организации. В статье мы расскажем о назначении этого документа и особенностях его составления. В качестве приложений будут даны образцы, которые можно скачивать и использовать в своей работе.

Выполнение в МКД любых ремонтных работ (как текущих, так и капитальных) предполагает согласование с жильцами, которым предъявляется сметная документация. Для составления последней требуются дефектные ведомости.

По каждому требующему ремонта объекту подготавливается отдельный дефектный акт с указанием его инвентарного номера. Расходы на проводимые с объектом работы относятся к нему именно в соответствии с этим номером.

Не забудьте скачать документы из статьи:

Дефектная ведомость (акт) на капитальный или текущий ремонт

Дефектный акт при подготовке ремонта входит в состав первичной документации. Заполнением этого документа занимается собирающаяся специально для решения данной задачи экспертная комиссия. Ее работа проводится с соблюдением СНиП и ГОСТ.

Образец дефектной ведомости на ремонт помещений приведем в качестве приложения к статье. Его можно распечатать и применить при осмотре объекта по назначению – для фиксации комиссией имеющихся недостатков. Члены комиссии помимо обнаруженных нарушений оставляют также и свои рекомендации относительно их устранения.

Как составить дефектный акт на ремонт помещения

Когда ремонтируются помещения, регулярно выявляются неучтенные работы. Правильно и полно составленная дефектная ведомость важна потому, что от нее зависит качество подготовки сметы, которая определяет осуществление оплаты работ.

В предыдущем пункте мы уже упомянули, что подготовка дефектной ведомости осуществляется комиссией, включающей, как минимум, трех-четырех человек. Опишем ее стандартный состав:

• руководитель УК или ТСЖ. В больших управляющих компаниях он может заменяться другим ответственным представителем из числа руководства;
• заведующий хозяйственной частью в УК;
• специалист по проведению ремонтных работ;
• работник бухгалтерии УО.

В комиссии обязательно должен присутствовать специалист в той сфере, в которой будут производиться ремонтные работы. Например, если требуется заменить значительную длину электрической проводки или установить большое количество светильников, то при подготовке по образцу дефектной ведомости на ремонт обязательно должен быть электрик. То же самое касается кровли, фасада, отопительной системы, лифтов и прочих сложных элементов МКД.

В процессе осмотра объекта первоначальный вариант акта в виде набросков рекомендуется составлять на черновике.

Сначала в ведомость вносятся демонтажные работы. Далее в стандартном случае с ремонтом помещения идут общестроительные работы, которые описываются снизу вверх, то есть сначала пол, затем стены и потолок. После этого идет электромонтаж, слаботочные сети, сантехника и так далее.

При составлении дефектного акта принимается в расчет только объем выполняемых работ. Эти моменты необходимо дополнительно проверять на правильность составления, для чего бумага передается сметчику или специалисту по строительно-ремонтным работам, разбирающемуся в сметной документации. Сметчик уделяет внимание множеству деталей:

• габаритам дверей и окон;
• размерам подоконников;
• особенностям проведения демонтажных работ (затраты на них в деревянных и каменных домах будут разные);
• количеству слоев краски при окрашивании;
• подбору конкретных материалов и оборудования и так далее.

Каждый из этих моментов важен при составлении дефектной ведомости на ремонт помещений, в представленных образцах видно, что в документе предусмотрено место для указания любой мелочи. От точности определения особенностей работ зависят расценки, которые будут установлены при подготовке сметы.

Подготовленная ведомость уточняется и корректируется с учетом вновь поступившей информации. Утверждение ее происходит на уровне директора или главного инженера организации, обслуживающей многоквартирный дом.

При составлении дефектного акта на ремонтные работы есть несколько обязательных пунктов:

• наименование документа, дата его составления и реквизиты организации;
• информация об объекте (обычно здесь указывается адрес многоквартирного дома);
• содержание работ с указанием ценовых и количественных показателей ремонта помещения, сроков исполнения работ и необходимых материалов;
• подписи ответственных лиц.

Идеальной считается ситуация, когда дефектная ведомость подготавливается при участии представителя планируемой подрядной организации. Это позволяет добиться наилучшего результата. Расчет затрат на выполнение ремонтных работ – всегда индивидуальная процедура, поэтому подрядчик заранее не может назвать итоговую стоимость. Для заказчика, напротив, в первую очередь, важная конечная сумма.

В случае с капитальным ремонтом дефектный акт также необходим. Здесь его значение дополняется еще и тем, что описание имеющихся дефектов является основанием для определения необходимости капремонта. В ведомости точно так же описываются необходимые работы, требующиеся материалы и планируемая продолжительность проведения.

Если речь идет о специфичном объекте или нестандартном местоположении, то это тоже указывается в акте. В ведомости на КР также может отмечаться необходимость аккуратно разбирать конструкции, повторно использовать строительные материалы и вывозить образующийся мусор.

Особенность дефектного акта в том, что у этого документа нет какой-то установленной и закрепленной в нормативном акте формы. Участники процесса пользуются удобными для них вариантами оформления, которые они согласовывают между собой заранее.

Подготовка дефектной ведомости – всегда индивидуальный процесс, поэтому предвидеть конечную стоимость невозможно. Она определяется после нескольких этапов составления документа, его проверки сметчиками, представителями подрядчика и другими специалистами. Когда все уточнения и согласования произведены, тогда и можно переходить к следующему этапу – готовить на основании дефектного акта сметную документацию.

Источник